“El cliente ideal es aquel que confía en nuestro trabajo”
En Rosclar tenemos unos flujos de trabajo muy específicos para que los proyectos sean un éxito. Desde el departamento de Producción, pasando por el departamento de Seguridad Social hasta el departamento de I+D entre otros, todos nuestros equipos de payroll specialist trabajan para que nuestros clientes queden satisfechos.
En el post de hoy, hablamos con Cristina Cervera, Ana Bernabeu y Eila Amat para que nos expliquen en qué consiste su labor en el departamento de Implementación.
¿Nos podríais explicar en qué consiste el equipo de implementación?
Implementación es la puerta de entrada de los clientes a Rosclar por lo que debemos causar una buena primera impresión para así conseguir ganarnos su confianza desde el principio.
En una primera llamada con el cliente, se establecen las fechas para las diferentes fases de la implementación: Welcome, Collection, Migration, Test run y Go live.
Una vez empezamos a recibir los documentos y la información solicitada al cliente, iniciamos la fase de construcción de una base de datos sólida que será el pilar sobre el cual se sostendrán los futuros cálculos.
Una parte invisible de nuestro trabajo es la continua formación que se le da a los clientes debido a la complejidad de la nómina española y a los constantes cambios normativos.
¿Cómo os organizáis en vuestro equipo?¿Los proyectos se trabajan conjuntamente o cada persona lleva un proyecto en particular?
Actualmente, cada proyecto se asigna a un implementador, aunque depende en la mayoría de los casos del número de trabajadores en la empresa a implementar. En empresas pequeñas se intenta asignar un número más reducido de recursos mientras que cuando se trata de empresas grandes, se intenta trabajar más en equipo.
En cualquier caso, y debido a la necesidad de cubrirnos entre nosotras durante los periodos vacacionales o imprevistos, todas debemos estar al corriente de la situación de cada uno de los clientes lo que se traduce en un trabajo en equipo.
Cristina, has estado en el equipo de Producción, previo a Implementación. ¿Esta experiencia te ayuda a desarrollar tu labor mejor?
Sí, la verdad es que sí. Gracias a eso, soy mucho más consciente de las necesidades de los compañeros de producción y eso me lleva a intentar mejorar los procesos para que el traspaso sea lo más sencillo posible.
¿Hay algún equipo con el que trabajáis más conjuntamente?
Los dos primeros equipos con los que solemos interactuar antes son Seguridad Social (para parametrizar todas las cuestiones relativas a cotización) y Administración (para facilitar los datos de facturación y establecer los servicios recurrentes y los adicionales).
La interacción con los equipos de producción solo se produce tras la finalización de la fase de implementación. Una vez está la empresa reconstruida y todos los procesos claros, se le asigna a uno de los compañeros de producción, en concreto el equipo que llamamos Incubadora, para que gestione las nóminas durante el primer año y se acaben de pulir los flecos que puedan quedar sueltos.
Ana, ¿cuán importante es la relación con el cliente para que la implementación de un proyecto sea un éxito?
Importantísima. De hecho, hay que procurar tener una relación fluida para que se establezca una relación de confianza recíproca.
Para que una implementación sea exitosa es fundamental realizar las preguntas clave del funcionamiento de la empresa durante las llamadas iniciales y obtener respuestas concretas y claras por parte del cliente, que ayudarán al desarrollo de la implementación de una forma más exitosa. La implicación del cliente es fundamental.
¿Cómo es el cliente ideal?
El cliente ideal es aquel que confía en nuestro trabajo y que tiene ciertos conocimientos de nómina sin necesidad de que esos conocimientos sean muy técnicos o específicos.
También apreciamos que el contacto sea ordenado y diligente en la aportación de documentación e información.
Eila, ¿por qué creéis que la labor de un payroll specialist es tan importante para el buen funcionamiento de una empresa?
Sobre todo por 2 razones básicas:
La primera es porque de este modo los trabajadores perciben su salario correctamente. Y la segunda razón por la que nuestra labor es importante es para que la empresa cumpla con sus obligaciones en materia laboral y fiscal.
¿Nos podéis explicar un caso de éxito?
(Cristina) Según mi experiencia, una implementación solo puede ser exitosa si hay una buena coordinación entre el cliente y nosotras y si el cliente deposita toda su confianza en nosotras desde un buen principio.
Afortunadamente, la mayoría de las implementaciones que hemos llevado a cabo han sido exitosas, aunque personalmente me siento más orgullosa de aquellas implementaciones que requieren un nivel más elevado de conocimiento sobre las nóminas ya que son más complejas.
Eila y Ana, hace poco que os habéis incorporado al equipo de Rosclar. ¿Qué destacaríais?
Sin duda la buena acogida inicial por parte de todos los compañeros, así como su buena predisposición para hacer más fácil el aterrizaje en el «mundo Rosclar».
Reconocemos que los avances tecnológicos y las mejoras constantes abruman en una primera toma de contacto, pero posteriormente esa inversión de tiempo en la adecuación a esos procesos, da sus frutos y se refleja en un trabajo de una calidad inmejorable.
